Tekijästä tukijaksi

Luovissa otettiin käyttöön tasan kolme viikkoa sitten uusi ”intra”, joka on rakennettu SharePointin moderneja sivustoja hyödyntäen Office365-ympäristöön. Ja voi pojat, millainen intraprojekti se oli!

Jos muistelee aikaa, jolloin intran määrittelyyn työryhmien kanssa meni vuosi, kilpailuttamiseen useampi kuukausi ja toteuttamiseen vielä ainakin puoli vuotta, ollaan näiden modernien sivustojen kanssa kaukana siitä kankeasta maailmasta. Vaikka intra laajeni nyt koskemaan koko Hengitysliittoa, koko vanhan intran rakenne uudistettiin ja sisällötkin mietittiin uusiksi, meni tähän työhön kaikkiaan reilu puoli vuotta. Koko projekti pystyttiin tekemään oman talon osaamisella ja konsultaatiota ostettiin yksi tehokas henkilötyöpäivä.

Suurin muutos tekovaiheessa oli tee-ja-testaa-mentaliteetti. Sivustoista tehtiin dokumenttina pelkästään karkea runko ja sitä alettiin luoda saman tien oikeaan ympäristöön. Testattiin, kokeiltiin ja korjattiin heti, jos ei toiminut. Vedoskierroksia ei ollut eikä leiskoja lähetelty, vaan kaikki katsottiin ja testattiin heti.

Teknisellä puolella asiat ovat siis helpottuneet ja kynnykset madaltuneet, mutta suurin muutos on kuitenkin tapahtunut sisällöntuotannon puolella. Kokonaisuus muodostuu sivustoista, joiden välillä voi siirtyä navigaation kautta yhdellä klikkauksella. Kaikilla sivustoilla on oma ylläpitäjäjoukkonsa. Henkilöstöasioilla omansa, talousasioilla omansa, koulutuksen prosesseilla omansa. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että ylläpitäjien määrä on moninkertaistunut ja tieto tuotetaan yhteisesti käytettäväksi siellä, missä se syntyy.

Kuka sitten uudessa kokonaisuudessa on tekijä ja kuka tukija? Entisessä mallissa rakentaminen ja tukityö ostettiin ulkoa, tietohallinto vastasi ympäristöstä teknisesti ja viestintäpalvelut sisällöllisesti. Uudessa ympäristössä viestintäpalvelut on ylläpitäjien sisällöntuotannon tuki ja tietohallinto tekninen tuki. Uusia sivustoja tai muutoksia olemassa oleviin tehdään sitä mukaa, kun kokemusta kertyy ja tarvetta syntyy. Kokonaisuudesta vastaa pieni kehittäjätiimi, jossa on mukana tietohallinnon,  viestinnän ja johdon edustajia.

Ylläpitäjäjoukolta tämä on vaatinut uuden opettelua ja kokonaan uudenlaista suhtautumista työyhteisöviestintään. Etenkin kun samaan aikaan perinteisistä SharePoint-työtiloista ja Skype-maailmasta siirrytään jo kovaa vauhtia Teamsin käyttäjiksi. Lisäksi mobiilikäyttö nousee koko ajan suurempaan rooliin.

Kolmen viikon kokemuksella voi sanoa, että paljon on vieläkin tehtävää ja opeteltavaa, mutta hyvä suunta tämä on. Nyt alkaa ikivanha klisee ”meillä koko henkilöstö tekee viestintää” olla ison askeleen lähempänä totuutta.

Jos haluatte tutustua ratkaisuumme, olkaa yhteydessä!

Susanna Kangas
tieto- ja viestintäjohtaja

Hei! Kuulisimme mielellämme palautteesi sivustostamme, jotta voimme palvella jatkossa entistä paremmin.

Miten arvioisit Luovi.fi -sivuston käyttökokemuksesi?

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.