Tietosuoja
Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista. Tietosuojan tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä. Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, jota on sovellettu 25.5.2018 alkaen. Kansallinen tietosuojalaki täsmentää ja täydentää tietosuoja-asetusta ja sen kansallista soveltamista.
Henkilötiedot
Henkilötiedoksi määritellään kaikki sellaiset tiedot, joilla voidaan joko suoraan tai epäsuorasti tunnistaa luonnollinen henkilö. Rekisteröidyn eli sinun, jonka henkilötietoja käsittelemme, henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, opiskelijanumero, asiakasnumero, puhelinnumero, tilinumero ja työhistoriaasi liittyvät tiedot. Eri tehtävissä käsittelemme erilaisia henkilötietoja. Löydät rekisteröidyn informointi kohdasta tarkempaa tietoa siitä, millaisia henkilötietoja käsittelemme.
Tietosuojaperiaatteet
Rekisterinpitäjänä Ammattiopisto Luovi huolehtii siitä, että lainsäädännössä määriteltyjä tietosuojaperiaatteita noudatetaan henkilötietojen käsittelyssä.
Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietojasi on
- käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
- kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
- kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden
- päivitettävä aina tarvittaessa: epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
- säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten
- käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti
Rekisteröidyn oikeudet
Saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Voit tehdä pyynnön henkilötietojen tarkastuspyyntö -lomakkeella tai paikan päällä toimipaikoissamme. Lomake aukeaa uuteen välilehteen. Lomakkeen lähettäminen vaatii vahvan tunnistautumisen. Käsittelemme pyyntösi mahdollisimman pian viimeistään kuukauden kuluessa. Hävitämme pyyntösi viimeistään vuoden kuluttua.
Oikaista tietoja
Sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Voit tehdä pyynnön henkilötietojen oikaisupyyntö -lomakkeella tai paikan päällä toimipaikoissamme. Lomake aukeaa uuteen välilehteen. Lomakkeen lähettäminen vaatii vahvan tunnistautumisen. Käsittelemme pyyntösi mahdollisimman pian viimeistään kuukauden kuluessa. Hävitämme pyyntösi viimeistään vuoden kuluttua.
Poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi, jos emme enää tarvitse henkilötietojasi niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai perut suostumuksesi, jos se on ollut edellytys henkilötietojesi käsittelylle.
Voit tehdä pyynnön henkilötietojen poistopyyntö -lomakkeella tai paikan päällä toimipaikoissamme. Lomake aukeaa uuteen välilehteen. Lomakkeen lähettäminen vaatii vahvan tunnistautumisen. Käsittelemme pyyntösi mahdollisimman pian viimeistään kuukauden kuluessa. Hävitämme pyyntösi viimeistään vuoden kuluttua.
Rajoittaa tietojen käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa esimerkiksi silloin, kun kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden.
Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Voit myös halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Vastustaa tietojen käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan. Kun tietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten, voit vastustaa käsittelyä ilman eri perusteluja.
Olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat päätökset tekee ihminen. Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn.
Oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
Rekisteröitynä et voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi.
Rekisteröidyn oikeuksiin sisältyviin pyyntöihin vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos rekisterinpitäjänä kieltäydymme sinun oikeuksiisi liittyvistä pyynnöistä, sille on oltava lainmukainen peruste.
Rekisteröidyn informointi
Ammattiopisto Luovin henkilörekisterien informaation rekisteröidylle voit lukea oheisen valikon sisällöistä. Saat lisätietoja esimerkiksi henkilötietojen käsittelystä, käsittelyn tarkoituksesta, oikeusperusteesta, tietolähteistä ja tietojen luovutuksesta.
Ammatillisen koulutuksen hakijarekisteri
Rekisterin nimi
Ammatillisen koulutuksen hakijarekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Seija Karvonen, rehtori, seija.karvonen@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen hakeutumisen ja opiskelijavalinnan järjestäminen.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017
Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta 1705/2009
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä 884/2017
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1020/2018
Rekisterin henkilötietoryhmät
Rekisterissä ylläpidetään ammatilliseen koulutukseen tutustumaan, koulutuskokeiluun, opiskelijaksi hakevien henkilötietoja sekä heidän erityiseen ja vaativaan erityiseen tukeen liittyviä tietoja.
Tutustujan ja koulutuskokeilijan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, asuinkunta, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli) sekä muut tutustumis- ja koulutuskokeilujakson toteuttamiseen liittyvät tiedot (tuen ja ohjauksen tarve, erityisruokavalio ja koulutus).
Hakijan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, asuinkunta, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, äidinkieli), sekä muut hakeutumiseen ja opiskelijavalintaan liittyvät tiedot (koulutus, työkokemus, tuen ja ohjauksen tarve, lausunto tai selvitys erityisen tuen tarpeesta).
Huoltajan tai lähiomaisen ja ohjaavan tahon yhteyshenkilön yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Tutustujan, koulutuskokeilijan, hakijan ja huoltajan tai lähiomaisen antamat tiedot mukaan lukien vaativan erityisen tuen päätökseen tarvittavat liitteet.
Hakijan Opintopolussa tallentamat tiedot opintoihin hakeutumisvaiheessa (Opetushallituksen opiskelijavalintarekisteri).
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Kulloinkin pyydetyt koulutuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja seurannan tiedot Opetus- ja kulttuuriministeriölle ja Opetushallitukselle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Ammatillisen koulutuksen opiskelijahallintorekisteri
Rekisterin nimi
Ammatillisen koulutuksen opiskelijahallintorekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Seija Karvonen, rehtori, seija.karvonen@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen tai tutkinnon suorittamisen järjestäminen.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja osin rekisteröidyn suostumus.
- Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017
- Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta 532/2017
- Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013
Rekisterin henkilötietoryhmät
Rekisterissä ylläpidetään ammatilliseen koulutuksessa opiskelevien henkilötietoja sekä opintojen suorittamiseen, erityiseen ja vaativaan erityiseen tukeen liittyviä tietoja.
- Opiskelijan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, asuinkunta, kotikunta, kansalaisuus, äidinkieli, sukupuoli)
- Koulutuksen järjestämiseen liittyvät opiskelijatiedot, henkilökohtaista osaamisen kehittämissuunnitelmaa koskevat tiedot, opintojen suoritus- ja arviointitiedot sekä muut koulutuksen järjestämiseen liittyvät tiedot
- Huoltajien ja yhteistyötahojen yhteystiedot
- Työpaikkaohjaajien ja -arvioijien yhteystiedot
- Henkilöstön perustiedot
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
- Opiskelijan ja huoltajien antamat tiedot mukaan lukien vaativan erityisen tuen päätökseen tarvittavat liitteet
- Yhteistyötahojen antamat tiedot
- Opetushallituksen Opintopolusta siirretyt tiedot opintoihin hakeutumisvaiheessa
- Opiskeluoikeuden peruuttamiseen ja palauttamiseen liittyvät tiedot SORA-säädösten perusteella muilta oppilaitoksilta
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
- Kulloinkin pyydetyt koulutuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja seurannan tiedot Opetus- ja kulttuuriministeriölle, Opetushallitukselle ja Tilastokeskukselle
- Opiskelijan opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet Opetushallitukselle (KOSKI-tietopalvelu)
- Luovi on vastuussa siitä, että tietovarantoon siirretyt tiedot rekisteröityjen opiskelijoiden opiskeluoikeuksista ovat koko ajan oikein ja vastaa myös rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen.
- Opetushallitus vastaa muista kuin Luovin vastuulla olevista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista sekä KOSKI-palvelun teknisestä toiminnasta ja siitä, että Luovilla on mahdollisuus tallentaa tiedot KOSKI-palveluun oikein.
- Molemmat vastaavat siitä, että tietoja käsitellään vastuullisesti ja tietosuojaperiaatteet huomioon ottaen.
- Opiskelijan henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman tiedot Opetushallitukselle (eHOKS-tietopalvelu)
- Opiskelijoiden läsnäoloon ja opintosuorituksiin liittyvät tiedot työvoimapalvelulle ja vakuutusyhtiölle
- Opiskelijoiden yksilöintitietojen päivittäminen opetusverkon käyttäjätunnushallintaan
- Opiskelijoiden yksilöinti- ja yhteystietojen siirto opiskeluterveydenhuoltoon
- Opiskelijoiden yksilöinti- ja yhteystietojen siirto ruokailujen laskutukseen
- Sosiaali- ja terveysalan opiskelijoiden opiskeluoikeuden peruuttamiseen ja palauttamiseen liittyvät tiedot SORA-säännösten perusteella Valviraan
- Oppivelvollisten opiskeluoikeuden peruuttamiseen ja palauttamiseen sekä kurinpitotoimiin liittyvät tiedot Helsingin kaupungin opiskeluoikeustoimikunnalle
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
KOSKI-palvelun yhteisrekisterinpitäjyys
KOSKI on lakisääteinen opetuksen ja koulutuksen tietovaranto, jota säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017, 2 luku). Koulutuksen järjestäjät ja Opetushallitus ovat tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä.
- Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten.
- Ammattiopisto Luovi vastaa tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä ja rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen.
- Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.
Ammatillisen koulutuksen opiskeluhuoltorekisteri
Rekisterin nimi
Ammatillisen koulutuksen opiskeluhuoltorekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Riina Karvonen, opiskelija-asiainpäällikkö, riina.karvonen@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestäminen ja toteuttaminen.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013
Rekisterin henkilötietoryhmät
Opiskelijoiden yksilökohtaiset opiskeluhuoltokertomukset sekä muut yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäisiä opiskelijoita koskevat asiakirjat.
Opiskeluhuoltokertomukseen kirjataan:
1) nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen opiskelijan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
2) asian aihe ja vireille panija
3) opiskelijan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet
4) tiedot asian käsittelystä opiskeluhuoltoryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot
5) toteutetut toimenpiteet
6) kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
- Opiskelijan antamat tiedot
- Opiskelijan huoltajien antamat tiedot
- Yksilökohtaisen opiskeluhuollon monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenet
- Opiskelijan opiskeluun liittyvät tiedot opiskelijahallinto-järjestelmistä
- Yksilökohtaisen opiskeluhuollon tapaamisissa eri alojen ammattilaisten (kuraattori, psykologi ja opiskeluterveydenhuolto) antamat tiedot
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Opiskeluhuoltokertomuksen tietoja ei luovuteta ilman asianomaisen henkilön yksilöityä suostumusta taikka tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Ruori-Erityisen ja vaativan erityisen tuen arviointimenetelmän rekisteri
Rekisterin nimi
Ruori-Erityisen ja vaativan erityisen tuen arviointimenetelmän rekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Riina Karvonen, opiskelija-asian päällikkö, riina.karvonen@luovi.fi
Eliisa Kuorikoski, suunnittelija, eliisa.kuorikoski@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen hakeutumisvaiheen ja opiskeluun liittyvän itsearvioinnin toteuttaminen. Itsearvioinnissa vastataan kysymyksiin työelämä- ja opiskeluvalmiuksista ja saadaan tietoa tuen ja ohjauksen tarpeesta opiskeluun.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Rekisterinpitäjän tehtävänä on järjestää koulutusta opinnoissaan tukea tarvitseville opiskelijoille.
Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, 64-65 §
Rekisterin henkilötietoryhmät
Rekisterissä on ammatilliseen koulutukseen tutustujien, koulutuskokeilijoiden, opiskelijaksi hakevien ja opiskelijoiden opiskelu- ja toimintakykyyn liittyviä tietoja.
Itsearviointikyselyn vastaajan nimi tai muu tunnistetieto ja kyselyn vastaukset.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Itsearviointikyselyn vastaaja antaa itse kyselyn vastaustiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Itsearviointikyselyn vastaaja voi halutessaan luovuttaa kyselyn vastaustiedot ulkopuoliselle taholle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Kyselyn tiedot tallentuvat kysely- ja raportointijärjestelmän tietovarantoon ja niitä käsitellään luottamuksellisesti. Tietojen säilytysaika on enintään kaksi vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Opetuksessa käytettävät digipalvelut
Rekisterin nimi
Opetuksessa käytettävät digipalvelut
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Piia Jokelainen, digiasiantuntija, piia.jokelainen@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden osaamisen hankkimisen ja ohjauksen toteuttaminen.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Rekisterinpitäjän tehtävänä on järjestää koulutusta opinnoissaan tukea tarvitseville opiskelijoille.
Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, 64-65 §
Rekisterin henkilötietoryhmät
Opiskelijat
- Nimi, sähköpostiosoite etunimi.sukunimi@oppi.luovi.fi
- Opiskelijan palvelussa itsensä tallentamat tiedot esimerkiksi palvelussa tehdyt oppimistehtävät, kuva ja video
Henkilöstö
- Nimi, sähköpostiosoite etunimi.sukunimi@luovi.fi
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyn eli käyttäjän itse antamat tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Digipalveluiden käytössä on suojattu verkkoyhteys. Palveluissa käytetään henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään pääosin vain EU/ETA-alueella.
Palveluntarjoaja voi kuitenkin palvelun toteuttamista ja ylläpito- ja huoltotoimia varten siirtää joitakin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tällöin käytetään asianmukaisia suojatoimia tietosuojan tason takaamiseksi. Siirto tehdään Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
Tiedot voivat siirtyvät EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle esimerkiksi näissä palveluissa: Adobe Creative Cloud, Google Classroom, Google Classroom Kami-lisäosa, My Cashflow, Padlet ja Thinglink.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Digipalveluissa henkilötietoja säilytetään pääosin sen aikaa, kun käyttäjän oppi.luovi.fi tai luovi.fi -tunnukset ovat voimassa.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Ajanvarauskalenterin rekisteri
Rekisterin nimi
Ajanvarauskalenterin rekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Susanna Kangas, tieto- ja viestintäjohtaja, susanna.kangas@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa varata aika Luovin henkilöstölle.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus sähköpostilla henkilölle, jolle on tehnyt aikavarauksen tai tietosuoja@hengitysliitto.fi.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Ajanvaraajan (opiskelija, huoltaja ja työelämäkumppani) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen voimassa olevia sopimusmallilausekkeita noudattaen. Siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tietoja voidaan siirtää esimerkiksi tuki- tai virhetilanteessa muun muassa Yhdysvaltoihin.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Palvelun käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään ajanvarauskalenterin käyttöajan.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Rekisterin nimi
Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Elina Koskela, markkinointipäällikkö, elina.koskela@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää asiakas- ja sidosryhmien yhteystietoja asiakkuuden hoitoon, viestintään, markkinointiin ja oman toiminnan raportointiin.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Nimi, tehtävänimike, yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköpostiosoite)
Organisaatio, yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköpostiosoite)
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan opiskelijahallinnon tietojärjestelmään tiedostosiirtona.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tässä selosteessa kuvattua käyttötarkoitusta varten.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Asiantuntijapalveluiden asiakas- ja asiantuntijarekisteri
Rekisterin nimi
Asiantuntijapalveluiden asiakas- ja asiantuntijarekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Anne Tornberg, innovaatiojohtaja, anne.tornberg@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on koulutuksen järjestäjän järjestämisluvan mukaiset erityisen tuen kehittämis-, ohjaus- ja tukitehtäviin liittyvät asiantuntijapalveluiden täydennyskoulutusten järjestäminen.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisteripitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja suostumus. Jos käsittely perustuu suostumukseen, niin rekisteröity voi perua suostumuksen ilmoittamalla siitä sähköpostilla asiantuntijapalvelut@luovi.fi
Rekisterin henkilötietoryhmät
Asiantuntijapalveluiden järjestämiin koulutuksiin ilmoittautuvan henkilön
- yksilöintitiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työtehtävä, organisaatio)
- erityisruokavaliot
- Opetushallituksen ohjeistuksen mukaisesti kerättävät henkilötiedot (sukupuoli, ikä, työkokemus, työpaikan sijaintimaakunta, äidinkieli, kouluaste, tehtävä)
- Aluehallintoviraston ohjeistuksen mukaisesti kerättävät henkilötiedot Erkkaa verkossa -luennoista (edellä mainittujen lisäksi asumisalue, asuinpaikkakunta)
Asiantuntijana toimivan henkilön
- yksilöintitiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, valokuva, työtehtävä, organisaatio, koulutus, työkokemus, asiantuntijakokemus)
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröity itse antaa tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
- Opetushallitukselle pyydetyt tiedot anonyymisti koottuna tilastona
- Aluehallintovirastolle pyydetyt tiedot anonyymisti koottuna tilastona
- Kouluttajalle tarvittavat tiedot (nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, työtehtävä)
- Koulutuksen tarjoiluun liittyvät tiedot tarjoilun järjestäjälle
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään hankkeen keston ajan korkeintaan 2 vuotta. Rahoittajalle toimitettavat tilastotiedot säilytetään anonymisoituna tietona 6 vuotta.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
IT- ja digipalveluiden käyttäjärekisteri
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, 00621 Helsinki
020 757 5000
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Mervi Leinonen, it- ja digipäällikkö, mervi.leinonen@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Yksilöity tunnistautuminen rekisterinpitäjän IT- ja digipalveluihin.
Tietoja käytetään käyttäjätunnusten ja palveluiden peruskäyttöoikeuksien luonnissa ja ylläpidossa, käyttäjän tunnistamisessa sisäisessä tietoverkossa sekä palveluiden pääsynhallinnassa. Käyttäjätietoja välitetään ulkoisiin palveluihin, jotka käyttävät käyttäjätunnistuksessa ja pääsynhallinnassa rekisterinpitäjän käyttäjärekisteriä.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, sopimukseen ja oikeutettuun etuun.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Rekisteröityjä ovat kaikki käyttäjätunnuksen saavat työntekijät, rekisterinpitäjän lukuun työtä tekevät ulkopuoliset käyttäjät (luottamuksellisuussopimuksen tehneet esimerkiksi konsultit, harjoittelijat ja ostopalveluna työtä tekevät) sekä opiskelijat, koulutuskokeilijat ja tutustujat.
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
Työntekijät
- käyttäjän nimi
- käyttäjätunnus
- henkilönumero
- tehtävänimike
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- työntekopaikan sijainti- ja osoitetiedot
- osasto/tiimi
- kustannuspaikka
- työsuhteen alkamis- ja loppumispäivä (tunnuksen voimassaolo)
- työntekijän esihenkilö
Luottamuksellisuussopimuksen tehneet
- käyttäjän nimi
- käyttäjätunnus
- henkilönumero
- tehtävänimike
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- osasto/tiimi
- kustannuspaikka (jos määritetty)
- työntekopaikan sijainti- ja osoitetiedot
- sopimuksen alkamis- ja loppumispäivä (tunnuksen voimassaolo)
- vastuuhenkilö
Opiskelijat
- käyttäjän nimi
- käyttäjätunnus
- opiskelijanumero
- sähköpostiosoite
- opiskeluryhmä
- opiskelupaikan sijainti- ja osoitetiedot
- opintojen alkamis- ja loppumispäivä
Opiskelijat ja työntekijät voivat tarkistaa tietojaan myös lähdejärjestelmistä kirjautumalla siihen omalla tunnuksellaan.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Tietojen siirto on automatisoitu henkilöstö- ja palkkahallinnon sekä ammatillisen koulutuksen opiskelijahallintorekistereistä (lähdejärjestelmät) poislukien työntekijän puhelinnumero, käyttäjätunnus- ja sähköpostiosoite, joita ylläpidetään IT-ja digipalveluiden käyttäjärekisterissä.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille.
Järjestelmä- tai palvelutoimittajalle voidaan tarpeen vaatiessa antaa pääsy henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin esim. teknisen vian selvittely- ja korjaustilanteessa, jolloin toimittaja voidaan tulkita henkilötietojen vastaanottajaksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi.
Käyttäjärekisterin tietoja käytetään seuraavissa IT- ja digipalveluissa:
- Microsoft 365 ja Azure
- sähköposti- ja käyttöoikeusryhmät
- Google Suite for Education, Workseed, Adobe ja muut Rekisterinpitäjän toiminnassa käytettävät käyttäjärekisterin tietoja tunnistautumista käyttävät digipalvelut
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen voimassa olevia sopimusmallilausekkeita noudattaen. Siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tietoja voidaan siirtää esimerkiksi tuki- tai virhetilanteessa muun muassa Yhdysvaltoihin.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Tietoja säilytetään työsuhteen, luottamuksellisuussopimuksen ja/tai opintojen keston ajan, jonka jälkeen tiedot näkyvät ainoastaan IT-palveluille ja tiedot automaattisesti poistetaan neljän kuukauden kuluttua sopimuksen tai opintojen päättymisestä.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Kameravalvonnan rekisteri
Rekisterin nimi
Kameravalvonnan rekisteri
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, 00621 Helsinki
puh. 020 757 5000
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Harri Hamm, työsuojelu- ja turvallisuuspäällikkö, harri.hamm@hengitysliitto.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen
- opiskelijoiden turvallisen opiskeluympäristön varmistaminen
- omaisuuden suojaaminen
- turvallisuutta tai omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen
- työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttäminen
- naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun, yhdenvertaisuuslain (1325/2014) 14 §:ssä tarkoitetun häirinnän taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittäminen ja toteennäyttäminen, jos työnantajalla on perusteltu syy epäillä työntekijän syyllistyneen häirintään, ahdisteluun tai epäasialliseen käytökseen
- työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittäminen
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen ja lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004, 16–17 §)
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Rekisterin henkilötietoryhmät
Kameravalvonnan piiriin kuuluvissa piha-alueilla ja tiloissa tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto mukaan lukien tallennusaika ja tallennuspaikka.
Kameravalvonnasta ilmoitetaan pääsääntöisesti näkyvällä tavalla ”Tallentava kameravalvonta” –tyyppisillä kylteillä ja/tai -tarroilla.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Kameravalvonnan piiriin kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta, vaan niitä käytetään tarvittaessa tilanteiden selvittelyyn.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Kameravalvontatallentimia säilytetään lukituissa tiloissa. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu siten, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin. Tietoja saa käsitellä vain työntekijät, joiden työtehtäviin se on määritelty kuuluvaksi työsuhteen keston ajan.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Rekisterin tietoja säilytetään keskimäärin neljä viikkoa, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Kulunvalvonnan rekisteri
Rekisterin nimi
Kulunvalvonnan rekisteri
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, 00621 Helsinki
020 757 5000
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Harri Hamm, työsuojelu- ja turvallisuuspäällikkö, harri.hamm@hengitysliitto.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän kiinteistöissä oleskelevien turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen.
Rekisteri sisältää avainten luovutuksen ja palautuksen hallinnan, sähköisten avainten ja kulkuoikeuksien hallinnan, ovien lukituksen ohjauksen ja reaaliaikaisen ovitapahtumien näytön kulunvalvontajärjestelmässä.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen, lakisääteisen velvoitteen noudattaminen tai sopimus.
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Rekisterin henkilötietoryhmät
Rekisteriin tallennetaan henkilöstön, opiskelijoiden ja ulkopuolisten sidosryhmien kulkuoikeuksien hallintaan liittyviä tietoja.
Rekisteriin tallennetaan kuvallisen kulunvalvontakortin antamisen yhteydessä tarvittavat tiedot: Etunimi, sukunimi, kasvokuva, kortin tunniste, järjestelmän tunniste, organisaatio, kulkualue ja kortin voimassaoloaika.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään rekisteröidyltä, henkilöstön osalta myös henkilöstöhallinnosta ja kiinteistöjen ovissa olevien lukijalaitteiden kautta. Kun ovi avataan kortilla, tallentuvat kortin haltijaan liittyvät tiedot kulunvalvontajärjestelmään.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta, vaan niitä käytetään tarvittaessa tilanteiden selvittelyyn.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa niin, ettei ulkopuolisilla ole niihin pääsyä.
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot kulunvalvontajärjestelmässä on suojattu. Järjestelmän käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia ja järjestelmän käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Järjestelmässä olevien henkilöiden kulkemiseen liittyvät tiedot poistuvat kuuden kuukauden kuluttua. Kun kulunvalvontakortin voimassaolo on päättynyt tai käyttäjä on palauttanut kortin tai avaimen, käyttäjän henkilötiedot poistuvat kuukauden kuluessa.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Kiinteistöjen ovet aukeavat tiloissa kulkeville ennalta määriteltyjen kulkuoikeuksien mukaisesti kulunvalvontakorttia näytettäessä oven lukijalaitteelle.
Kyselyiden rekisteri
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, 00621 Helsinki
020 757 5000
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Eliisa Kuorikoski, suunnittelija, eliisa.kuorikoski@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on
- koulutuksen järjestäjänä arvioida järjestämiään tutkintoja, koulutusta ja muuta toimintaa (L631/2017, 126 §)
- asiakaspalautteiden kerääminen ja tilaisuuksien ilmoittautumisten vastaanottaminen
Kyselyissä kerätään palautteita opiskelijoilta, henkilöstöltä, asiakkailta ja muilta sidosryhmiltä.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja suostumus.
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Rekisterin henkilötietoryhmät
Lähtökohtaisesti kyselyissä ei käsitellä henkilötietoja, koska annettuja vastauksia ei voida yhdistää vastaajaan.
Tilaisuuksiin ilmoittautumiseen liittyvät tiedot:
Nimi, organisaatio, ammattinimike, yhteystiedot ja erityisruokavalio.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Kyselyyn osallistuneiden henkilöiden itsensä antamat tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Kyselyihin liittyviä vastauksia säilytetään enintään 6 vuotta.
Hankkeisiin liittyviä kyselytietoja säilytetään kyseisen rahoitusohjelman vaatiman arkistointiajan.
Tilaisuuksien ilmoittautumiseen liittyvät tiedot säilytetään 1 vuosi.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Hanketoiminnan asiakasrekisteri
Rekisterin nimi
Hanketoiminnan asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Irene Konttinen, projektikoordinaattori, irene.konttinen@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hanketoiminnan asiakastietojen hallinta.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Yhteistyökumppaneiden ja rahoittajien tiedot
- nimi, titteli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, organisaatio
Hankkeiden työaikaseurantaan liittyvät tiedot
- nimi, tehtävänimike, henkilönumero, sähköpostiosoite, työsuhteen kesto, työaika, kuukausipalkka, tuntipalkka, esimies, kotikustannuspaikka
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Tiedostosiirtona henkilöstöhallinnon järjestelmästä hankkeiden työaikaseurantaan liittyvät tiedot kerran vuorokaudessa.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tiedostosiirtona taloushallinnon järjestelmään tarvittavat tiedot kerran kuukaudessa.
Rahoittajille luovutetaan tarvittavat tiedot rahoittajan ohjeiden mukaan salattuna.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Rahoittajien ohjeiden mukaan tai enintään 10 vuotta projektin päättymisestä.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Rekrytointikampanjoiden rekisteri
Rekisterin nimi
Rekrytointikampanjoiden rekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Riitta Anttila, henkilöstöjohtaja, riitta.anttila@luovi.fi
Lotta Vuorma, henkilöstöasiantuntija, lotta.vuorma@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytointiprosessi ja siihen liittyvien asioiden hoitaminen sekä mahdollista työsopimusta edeltävät toimet.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat rekisteröidyn antama suostumus sekä mahdollisesti sopimus. Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä Luovin henkilöstöasiantuntijalle.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Työnhakijoita käsiteltäviä henkilötietoja ovat
- nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Lisäksi käsitellään rekrytointilomakkeella annettuja vastauksia, jotka voivat sisältää esimerkiksi ansioluettelot.
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjä hyödyntää tietyissä rekrytoinneissa Jobilla-palvelua, jolloin myös Jobilla-palvelun palveluksessa olevat henkilöt voivat nähdä rekrytointia varten annetut henkilötiedot. Rekrytoinnin edetessä työnhakijalta pyydetään tarvittaessa uusi suostumus, jotta tiedot voidaan siirtää Luovin työnhakijarekisteriin, josta on tehty oma työnhakijarekisterin tietosuojaseloste.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Pilvitallennus voi sijaita myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään vuoden verran. Suostumuksen perusteella käsiteltävät henkilötiedot poistetaan välittömästi, mikäli rekisteröity peruu antamansa suostumuksen.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Työnhakijarekisteri
Rekisterin nimi
Työnhakijarekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Lotta Vuorma, henkilöstöasiantuntija, lotta.vuorma@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää henkilötietoja rekrytointiin liittyen.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Työnhakijan yksilöintitiedot
- Nimi, sähköposti, puhelin, muu mahdollinen yksilöintitieto
Työnhakijan muut tiedot itsestään
- Koulutus- ja työkokemustiedot, muut työnhakuun liittyvät tarpeelliset tiedot sekä mahdolliset videohaastattelu- ja henkilöarviointitestitiedot
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröity ilmoittaa tietonsa itse täyttäessään työpaikkahakemuksen ja osallistuen mahdolliseen videohaastatteluun tai henkilöarviointitestiin.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Tietoja säilytetään 1 vuosi rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Verkko-oppimisympäristörekisteri
Rekisterin nimi
Verkko-oppimisympäristörekisteri
Rekisterinpitäjä
Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Seija Karvonen, rehtori, seija.karvonen@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden työpaikalla tapahtuvan oppimisen todentamisen, yksilöllisten oppimispolkujen luonnin ja oppimisen kehittymisen seurannan sekä analysoinnin toteuttaminen.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Opiskelijat
- Nimi, käyttäjätunnus, oppilaitoksen käyttämä opiskelijanumero, suomalainen oppijanumero, opiskelijaryhmätieto, sijaintitiedot, kuva, yhteystiedot (sähköpostiosoite)
Henkilöstö
- Nimi, käyttäjätunnus, kuva, yhteystiedot (sähköpostiosoite)
Työpaikkaohjaajat
- Nimi, käyttäjätunnus, kuva, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyn eli käyttäjän itse antamat tiedot.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Opiskelijan tietoja säilytetään lukuvuoden ajan. Henkilöstön ja työpaikkaohjaajan tietoja säilytetään niin kauan kuin he tarvitsevat palvelua työtehtävissään.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Whistleblowing-ilmoituskanava
Rekisterin nimi
Whistleblowing-ilmoituskanava
Rekisterinpitäjä
Hengitysliitto-konserni (Hengitysliitto ry ja Ammattiopisto Luovi Oy)
Oltermannintie 8, 00620 Helsinki (Hengitysliiton osoite)
puhelin 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Riitta Anttila, henkilöstöjohtaja, riitta.anttila@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi
Miia Kauppinen, tietosuojavastaava, tietosuoja@hengitysliitto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on saada tietoa organisaatiossa ja työyhteisössä epäillystä mahdollisesta väärinkäytöksestä tai epäasiallisesta toiminnasta näiden korjaamiseksi, estämiseksi ja oikaisemiseksi.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteiden noudattaminen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (EU) 2019/1937 sekä laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022)) ja ilmoittajan antama suostumus ilmoituksen teon yhteydessä, mikäli ilmoittaja ei tee ilmoitusta anonyymina.
Mikäli työntekijä, opiskelija tai Hengitysliitto-konsernin kanssa muutoin työnsä puolesta tekemisissä oleva henkilö epäilee väärinkäytöstä, hän voi tehdä asiasta ilmoituksen FirstWhistle-kanavan kautta.
Ilmoituksia voi tehdä alla olevia soveltamisaloja koskien siltä osin kuin ne koskevat konsernin toimintaa (ilmoittajansuojelulaki (1171/2022) 2 § soveltamisalat):
- julkiset hankinnat;
- finanssipalvelut, -tuotteet ja -markkinat;
- rahanpesun ja terrorismin rahoituksen ehkäiseminen;
- tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus;
- liikenneturvallisuus;
- ympäristönsuojelu;
- säteilyturva ja ydinturvallisuus;
- elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus, eläinten terveys ja hyvinvointi;
- Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 168 artiklan tarkoittama kansanterveys;
- kuluttajansuoja;
- yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus.
Ilmoitus on mahdollista tehdä myös anonyymisti. Mahdollisia henkilötietoja käytetään ilmoitetun tapauksen tutkimisessa ja mahdollisten ilmoituksesta seuraavien toimenpiteiden toimeenpanossa. .
Rekisterin henkilötietoryhmät
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja:
- ilmoittajan nimi ja yhteystiedot, mikäli ilmoittaja on ne antanut
- ilmoituksen kohdetta koskevat yksilöintitiedot siten kuin ne on ilmoituksessa annettu
- ilmoituksessa esiin tulleet tiedot epäillystä ilmoituksen kohdehenkilöstä ja tämän väärinkäytöksestä tai epäasiallisesta toiminnasta
Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Mahdolliset henkilötiedot saadaan FirstWhistle-kanavalle ilmoituksen tekevältä henkilöltä ilmoituksen yhteydessä.
Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Ilmoituksia käsittelevät Hengitysliitto ry:n ja Ammattiopisto Luovi Oy:n työntekijät, jotka on nimetty ilmoitusten käsittelijöiksi. FirstWhistle-kanavan palveluntuottaja on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja tietosuojasäännösten mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, kun se on välttämätöntä esimerkiksi lainsäädännön mukaan.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötiedot, joilla ei ole selvästi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Muutoin tiedot poistetaan viimeistään viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava Merja Niskanen, tietosuoja@luovi.fi
Tietoturva
Ammattiopisto Luovin julkisten verkkopalveluidemme käyttö on anonyymiä, eikä sivuston käyttäjistä kerätä automaattisesti tunnistettavaa tietoa. Emme tallenna käyttämissämme Chat-palveluissa käytyjä keskusteluja.
Lähettäessäsi tietoja sähköpostitse, emme vastaa käyttämäsi sähköpostin tietoturvasta. Suojaamattomalla sähköpostilla tai verkkolomakkeella ei kannata lähettää luottamuksellisia tai arkaluonteisia henkilötietoja, kuten henkilötunnusta, terveystietoja tai pankkitilin numeroa.
Evästeet
Ammattiopisto Luovi käyttää evästeitä* kehittääkseen verkkosivustojensa käyttökokemusta, toimivuutta ja markkinointia. Hyväksyt evästeiden käytön jatkamalla sivustojen selaamista. Keräämme Google Analyticsin avulla tilastotietoa mm. sivustojen kävijämääristä ja suosituista sisällöistä.
*Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle, kun hän vierailee sivustossa. Evästeet eivät kerää käyttäjistä tunnistettavia tietoja eikä niiden avulla voida suorittaa ohjelmia tai tallentaa viruksia käyttäjän tietokoneelle. Mikäli haluat poistaa evästeitä selaimesi muistista, voit poistaa ne käyttämäsi selaimen asetuksien kautta.
Luovi.fi -sivustolla käytetään Facebook-pikseliä, joka tarkoittaa sivuilla olevaa evästettä, jonka avulla kohdennetaan markkinointia Facebookissa. Pikseli mahdollistaa mainoksien näyttämisen juuri oikeille ihmisille ja kohderyhmien luomisen mainontaa varten. Pikseli ei yksilöi kävijöitä henkilöinä, vaan kävijät pysyvät anonyymeinä Luovi.fi -sivuston ylläpitäjille. Facebook-käyttäjä voi halutessaan muokata omia mainosasetuksiaan Facebookin käyttäjätilillään.
Lisätietoja (Facebook-linkit aukeavat uuteen välilehteen): https://developers.facebook.com/docs/privacy ja https://www.facebook.com/business/gdpr