Tietosuoja

Rekisterin nimi

Ammatillisen koulutuksen hakijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Seija Norup, rehtori, seija.norup@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen hakeutumisen ja opiskelijavalinnan järjestäminen.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017
Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta 1705/2009
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä 884/2017
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1020/2018

Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisterissä ylläpidetään ammatilliseen koulutukseen tutustumaan, koulutuskokeiluun, opiskelijaksi hakevien henkilötietoja sekä heidän erityiseen ja vaativaan erityiseen tukeen liittyviä tietoja.

Tutustujan ja koulutuskokeilijan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, asuinkunta, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli) sekä muut tutustumis- ja koulutuskokeilujakson toteuttamiseen liittyvät tiedot (tuen ja ohjauksen tarve, erityisruokavalio ja koulutus).

Hakijan ja osoitetun oppivelvollisen yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, asuinkunta, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, äidinkieli), sekä muut hakeutumiseen ja opiskelijavalintaan liittyvät tiedot (koulutus, työkokemus, tuen ja ohjauksen tarve, lausunto tai selvitys erityisen tuen tarpeesta).

Huoltajan tai lähiomaisen ja ohjaavan tahon yhteyshenkilön yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Tutustujan, koulutuskokeilijan, hakijan, osoitetun oppivelvollisen ja huoltajan tai lähiomaisen antamat tiedot mukaan lukien vaativan erityisen tuen päätökseen tarvittavat liitteet.

Hakijan Opintopolussa tallentamat tiedot opintoihin hakeutumisvaiheessa (Opetushallituksen opiskelijavalintarekisteri).

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Kulloinkin pyydetyt koulutuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja seurannan tiedot Opetus- ja kulttuuriministeriölle ja Opetushallitukselle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin nimi

Ammatillisen koulutuksen opiskelijahallintorekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Seija Norup, rehtori, seija.norup@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen tai tutkinnon suorittamisen järjestäminen.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja osin rekisteröidyn suostumus.

• Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017
• Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta 532/2017
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013

Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisterissä ylläpidetään ammatilliseen koulutuksessa opiskelevien henkilötietoja sekä opintojen suorittamiseen, erityiseen ja vaativaan erityiseen tukeen liittyviä tietoja.

• Opiskelijan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, asuinkunta, kotikunta, kansalaisuus, äidinkieli, sukupuoli)
• Koulutuksen järjestämiseen liittyvät opiskelijatiedot, henkilökohtaista osaamisen kehittämissuunnitelmaa koskevat tiedot, opintojen suoritus- ja arviointitiedot sekä muut koulutuksen järjestämiseen liittyvät tiedot
• Huoltajien ja yhteistyötahojen yhteystiedot
• Työpaikkaohjaajien ja -arvioijien yhteystiedot
• Henkilöstön perustiedot

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

• Opiskelijan ja huoltajien antamat tiedot mukaan lukien vaativan erityisen tuen päätökseen tarvittavat liitteet
• Yhteistyötahojen antamat tiedot
• Opetushallituksen Opintopolusta siirretyt tiedot opintoihin hakeutumisvaiheessa
• Opiskeluoikeuden peruuttamiseen ja palauttamiseen liittyvät tiedot SORA-säädösten perusteella muilta oppilaitoksilta

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

• Kulloinkin pyydetyt koulutuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin ja seurannan tiedot Opetus- ja kulttuuriministeriölle, Opetushallitukselle ja Tilastokeskukselle
• Opiskelijan opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet Opetushallitukselle (KOSKI-tietopalvelu)
  • Luovi on vastuussa siitä, että tietovarantoon siirretyt tiedot rekisteröityjen opiskelijoiden opiskeluoikeuksista ovat koko ajan oikein ja vastaa myös rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen.
  • Opetushallitus vastaa muista kuin Luovin vastuulla olevista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista sekä KOSKI-palvelun teknisestä toiminnasta ja siitä, että Luovilla on mahdollisuus tallentaa tiedot KOSKI-palveluun oikein.
  • Molemmat vastaavat siitä, että tietoja käsitellään vastuullisesti ja tietosuojaperiaatteet huomioon ottaen.
• Opiskelijan henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman tiedot Opetushallitukselle (eHOKS-tietopalvelu)
• Opiskelijoiden läsnäoloon ja opintosuorituksiin liittyvät tiedot työvoimapalvelulle ja vakuutusyhtiölle
• Opiskelijoiden yksilöintitietojen päivittäminen opetusverkon käyttäjätunnushallintaan
• Opiskelijoiden yksilöinti- ja yhteystietojen siirto opiskeluterveydenhuoltoon
• Opiskelijoiden yksilöinti- ja yhteystietojen siirto ruokailujen laskutukseen
• Sosiaali- ja terveysalan opiskelijoiden opiskeluoikeuden peruuttamiseen ja palauttamiseen liittyvät tiedot SORA-säännösten perusteella Valviraan
• Oppivelvollisten opiskeluoikeuden peruuttamiseen ja palauttamiseen sekä kurinpitotoimiin liittyvät tiedot Helsingin kaupungin opiskeluoikeustoimikunnalle

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

KOSKI-palvelun yhteisrekisterinpitäjyys

KOSKI on lakisääteinen opetuksen ja koulutuksen tietovaranto, jota säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017, 2 luku). Koulutuksen järjestäjät ja Opetushallitus ovat tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä.

• Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten.
• Ammattiopisto Luovi vastaa tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä ja rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen.
• Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.

Lue lisää: Opintopolku.fi: KOSKI-palvelun tietosuojaseloste

15.6.2023

Rekisterin nimi

Ammatillisen koulutuksen ja tutkintokoulutukseen valmentavan koulutuksen opiskeluhuoltorekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt

Riina Karvonen, opiskelija-asiainpäällikkö, riina.karvonen@luovi.fi, 040 319 3185
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi, 040 319 3350

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaisen monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestäminen ja toteuttaminen.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017
Laki tutkintokoulutukseen valmentavasta koulutuksesta 1215/2020
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1020/2018

Henkilötietoryhmät

Opiskelijoiden yksilökohtaiset opiskeluhuoltokertomukset sekä muut yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäisiä opiskelijoita koskevat asiakirjat.

Opiskeluhuoltokertomukseen kirjataan:

1) nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen opiskelijan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot

2) asian aihe ja vireille panija

3) opiskelijan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet

4) tiedot asian käsittelystä opiskeluhuoltoryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot

5) toteutetut toimenpiteet

6) kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa

Opiskeluhuoltorekisteriin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä oppilas- ja opiskelijahuoltolain 22 §:n ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 30 -kohdan perusteella.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

• Opiskelijan antamat tiedot
• Opiskelijan huoltajien antamat tiedot
• Yksilökohtaisen opiskeluhuollon monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenet
• Opiskelijan opiskeluun liittyvät tiedot opiskelijahallinto-järjestelmistä
• Yksilökohtaisen opiskeluhuollon tapaamisissa eri alojen ammattilaisten (kuraattori, psykologi ja opiskeluterveydenhuolto) antamat tiedot

Henkilötietojen antamisen vaatimus

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä opiskeluhuollon järjestämiseksi.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Opiskeluhuoltokertomuksen tietoja ei luovuteta ilman asianomaisen opiskelijan tai laillisen edustajan yksilöityä suostumusta taikka tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lainsäädäntöä.

Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Paperinen opiskeluhuoltokertomus ja mahdolliset liitteet säilytetään erillään muista opiskelijan asiakirjoista lukitussa arkistokaapissa tai -tilassa.

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisterin tiedot tallennetaan järjestelmään, jonne kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterin tietoja käsittelevät rajatuin käyttöoikeuksin vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Opiskeluhuoltokertomuksia säilytetään opiskelijan opiskeluajan jälkeen 10 vuotta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikki oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Luovin tietosuojasivustolta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi

Rekisterin nimi

Ruori-Erityisen ja vaativan erityisen tuen arviointimenetelmän rekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Riina Karvonen, opiskelija-asian päällikkö, riina.karvonen@luovi.fi
Eliisa Kuorikoski, suunnittelija, eliisa.kuorikoski@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen hakeutumisvaiheen ja opiskeluun liittyvän itsearvioinnin toteuttaminen. Itsearvioinnissa vastataan kysymyksiin työelämä- ja opiskeluvalmiuksista ja saadaan tietoa tuen ja ohjauksen tarpeesta opiskeluun.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Rekisterinpitäjän tehtävänä on järjestää koulutusta opinnoissaan tukea tarvitseville opiskelijoille.

Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, 64-65 §

Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisterissä on ammatilliseen koulutukseen tutustujien, koulutuskokeilijoiden, opiskelijaksi hakevien ja opiskelijoiden opiskelu- ja toimintakykyyn liittyviä tietoja.

Itsearviointikyselyn vastaajan nimi tai muu tunnistetieto ja kyselyn vastaukset.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Itsearviointikyselyn vastaaja antaa itse kyselyn vastaustiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Itsearviointikyselyn vastaaja voi halutessaan luovuttaa kyselyn vastaustiedot ulkopuoliselle taholle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Kyselyn tiedot tallentuvat kysely- ja raportointijärjestelmän tietovarantoon ja niitä käsitellään luottamuksellisesti. Tietojen säilytysaika on enintään kaksi vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin nimi

Opetuksessa käytettävät digipalvelut

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Piia Jokelainen, digiasiantuntija, piia.jokelainen@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden osaamisen hankkimisen ja ohjauksen toteuttaminen.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Rekisterinpitäjän tehtävänä on järjestää koulutusta opinnoissaan tukea tarvitseville opiskelijoille.

Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, 64-65 §

Rekisterin henkilötietoryhmät

Opiskelijat

• Nimi, sähköpostiosoite etunimi.sukunimi@oppi.luovi.fi
• Opiskelijan palvelussa itsensä tallentamat tiedot esimerkiksi palvelussa tehdyt oppimistehtävät, kuva ja video

Henkilöstö

• Nimi, sähköpostiosoite etunimi.sukunimi@luovi.fi

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn eli käyttäjän itse antamat tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Digipalveluiden käytössä on suojattu verkkoyhteys. Palveluissa käytetään henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään pääosin vain EU/ETA-alueella.

Palveluntarjoaja voi kuitenkin palvelun toteuttamista ja ylläpito- ja huoltotoimia varten siirtää joitakin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tällöin käytetään asianmukaisia suojatoimia tietosuojan tason takaamiseksi. Siirto tehdään Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Tiedot voivat siirtyvät EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle esimerkiksi näissä palveluissa: Adobe Creative Cloud, Google Classroom, Google Classroom Kami-lisäosa, My Cashflow, Padlet ja Thinglink.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Digipalveluissa henkilötietoja säilytetään pääosin sen aikaa, kun käyttäjän oppi.luovi.fi tai luovi.fi -tunnukset ovat voimassa.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin nimi

Ajanvarauskalenterin rekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Susanna Kangas, tieto- ja viestintäjohtaja, susanna.kangas@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa varata aika Luovin henkilöstölle.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus sähköpostilla henkilölle, jolle on tehnyt aikavarauksen tai tietosuoja@hengitysliitto.fi.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Ajanvaraajan (opiskelija, huoltaja ja työelämäkumppani) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen voimassa olevia sopimusmallilausekkeita noudattaen. Siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tietoja voidaan siirtää esimerkiksi tuki- tai virhetilanteessa muun muassa Yhdysvaltoihin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Palvelun käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään ajanvarauskalenterin käyttöajan.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

15.6.2023

Rekisterin nimi

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt

Elina Koskela, markkinointipäällikkö, elina.koskela@luovi.fi, 040 319 3292
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi, 040 319 3350

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää asiakas- ja sidosryhmien yhteystietoja asiakkuuden hoitoon, viestintään, markkinointiin ja oman toiminnan raportointiin.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen tai rekisteröidyn suostumus.

Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017
Laki tutkintokoulutukseen valmentavasta koulutuksesta 1215/2020
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1020/2018

Henkilötietoryhmät

Nimi, tehtävänimike, yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköpostiosoite)
Organisaatio, yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköpostiosoite)

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen antamisen vaatimus

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä asiakkuuden hoitamista varten.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Koulutuksen toteuttamiseen tarvittavien yritysten tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän opiskelijahallintojärjestelmään tiedostosiirtona.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuurein ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja käsittelevät työntekijät, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tässä selosteessa kuvattua käyttötarkoitusta varten.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

•  saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
•  saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikki oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Luovin tietosuojasivustolta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi

Rekisterin nimi

Asiantuntijapalveluiden asiakas- ja asiantuntijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Anne Tornberg, asiantuntijapalvelujohtaja, anne.tornberg@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on koulutuksen järjestäjän järjestämisluvan mukaiset erityisen tuen kehittämis-, ohjaus- ja tukitehtäviin liittyvät asiantuntijapalveluiden täydennyskoulutusten järjestäminen.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisteripitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja suostumus. Jos käsittely perustuu suostumukseen, niin rekisteröity voi perua suostumuksen ilmoittamalla siitä sähköpostilla asiantuntijapalvelut@luovi.fi

Rekisterin henkilötietoryhmät

Asiantuntijapalveluiden järjestämiin koulutuksiin ilmoittautuvan henkilön

• yksilöintitiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työtehtävä, organisaatio)
• erityisruokavaliot
• Opetushallituksen ohjeistuksen mukaisesti kerättävät henkilötiedot (sukupuoli, ikä, työkokemus, työpaikan sijaintimaakunta, äidinkieli, kouluaste, tehtävä)
• Aluehallintoviraston ohjeistuksen mukaisesti kerättävät henkilötiedot Erkkaa verkossa -luennoista (edellä mainittujen lisäksi asumisalue, asuinpaikkakunta)

Asiantuntijana toimivan henkilön

• yksilöintitiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, valokuva, työtehtävä, organisaatio, koulutus, työkokemus, asiantuntijakokemus)

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse antaa tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

• Opetushallitukselle pyydetyt tiedot anonyymisti koottuna tilastona
• Aluehallintovirastolle pyydetyt tiedot anonyymisti koottuna tilastona
• Kouluttajalle tarvittavat tiedot (nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, työtehtävä)
• Koulutuksen tarjoiluun liittyvät tiedot tarjoilun järjestäjälle

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään hankkeen keston ajan korkeintaan 2 vuotta. Rahoittajalle toimitettavat tilastotiedot säilytetään anonymisoituna tietona 6 vuotta.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt

Mervi Leinonen, it- ja digipäällikkö, mervi.leinonen@luovi.fi, 040 319 3293
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi, 040 319 3350

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Henkilötietoja käytetään käyttäjätunnusten ja palveluiden peruskäyttöoikeuksien luonnissa ja ylläpidossa, käyttäjän yksilöidyssä tunnistamisessa sisäisessä tietoverkossa sekä palveluiden pääsynhallinnassa.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (opiskelijat, koulutuskokeilijat ja tutustujat), rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (työntekijät ja ulkopuoliset kumppanit) ja sopimukseen (henkilöstöön rinnastettavat henkilöt).

Henkilötietoryhmät

Opiskelijat, koulutuskokeilijat ja tutustujat

• käyttäjän nimi
• käyttäjätunnus
• opiskelijanumero
• sähköpostiosoite
• opiskeluryhmä
• opiskelupaikan sijainti- ja osoitetiedot
• opintojen alkamis- ja loppumispäivä
• puhelinnumero

Työntekijät

• käyttäjän nimi
• käyttäjätunnus
• henkilönumero
• tehtävänimike
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• työntekopaikan sijainti- ja osoitetiedot
• osasto/tiimi
• kustannuspaikka
• työsuhteen alkamis- ja loppumispäivä (tunnuksen voimassaolo)
• työntekijän esihenkilö

Henkilöstöön rinnastettavat henkilöt

• käyttäjän nimi
• käyttäjätunnus
• henkilönumero
• tehtävänimike
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• osasto/tiimi
• kustannuspaikka (jos määritetty)
• työntekopaikan sijainti- ja osoitetiedot
• sopimuksen alkamis- ja loppumispäivä (tunnuksen voimassaolo)
• vastuuhenkilö

Luovin tiimeihin kutsuttavat ulkopuoliset henkilöt

• sähköpostiosoite

Rekisterinpitäjän oikeutetut edut

Rekisterinpitäjä käsittelee oikeutetun edun perusteella henkilöstön tietoja, kun rekisteröity on rekisterinpitäjän työntekijä tai ulkopuolinen yhteistyökumppani.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen siirto digipalveluiden käyttäjärekisteriin on automatisoitu opiskelijahallintorekisterien ja henkilöstöasiatrekisterin tiedoista pois lukien työntekijän puhelinnumero, käyttäjätunnus- ja sähköpostiosoite.

Henkilötietojen antamisen vaatimus

Digipalvelujen käyttämisen edellytyksenä on henkilötietojen antaminen.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Käyttäjätietoja voidaan välittää ulkoisiin palveluihin, jotka käyttävät käyttäjätunnistuksessa ja pääsynhallinnassa rekisterinpitäjän käyttäjärekisteriä.

Puhepalveluiden operaattorille luovutetaan tiedot henkilöstöstä.

Järjestelmä- tai palvelutoimittajalle voidaan tarpeen vaatiessa antaa pääsy henkilötietoihin esimerkiksi teknisen vian selvittely- ja korjaustilanteessa, jolloin toimittaja voidaan tulkita henkilötietojen vastaanottajaksi.

Käyttäjärekisterin tietoja käytetään seuraavissa digipalveluissa:

• Microsoft 365 ja Azure -pilvipalveluissa
• sähköposti- ja käyttöoikeusryhmät
• Google Suite for Education, Workseed, Adobe ja muut rekisterinpitäjän toiminnassa käytettävät käyttäjärekisterin tietoja tunnistautumista käyttävät digipalvelut

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle opintojen suorittamisen tai työskentelyn kannalta välttämättömien digipalveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen voimassa olevia sopimusmallilausekkeita noudattaen. Siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Tietoja voidaan siirtää esimerkiksi tuki- tai virhetilanteessa muun muassa Yhdysvaltoihin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja voivat käsitellä henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Henkilöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietoja suojataan palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään opintojen, työsuhteen tai luottamuksellisuussopimuksen keston ajan, jonka jälkeen tiedot näkyvät ainoastaan digipalveluille ja tiedot automaattisesti poistetaan neljän kuukauden kuluttua opintojen tai sopimuksen päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Opiskelija voi tarkistaa tietonsa opiskelijahallintorekistereistä ja työntekijät henkilöstöasiatrekisteristä kirjautumalla niihin omalla käyttäjätunnuksellaan.

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Luovin tietosuojasivustolta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi

Rekisterin nimi

Kameravalvonnan rekisteri

Rekisterinpitäjä

Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, 00621 Helsinki
puh. 020 757 5000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Harri Hamm, toimitila- ja digipäällikkö, harri.hamm@hengitysliitto.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

• työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen
• opiskelijoiden turvallisen opiskeluympäristön varmistaminen
• omaisuuden suojaaminen
• turvallisuutta tai omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen
• työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttäminen
• naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun, yhdenvertaisuuslain (1325/2014) 14 §:ssä tarkoitetun häirinnän taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittäminen ja toteennäyttäminen, jos työnantajalla on perusteltu syy epäillä työntekijän syyllistyneen häirintään, ahdisteluun tai epäasialliseen käytökseen
• työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittäminen

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen ja lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004, 16–17 §)
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterin henkilötietoryhmät

Kameravalvonnan piiriin kuuluvissa piha-alueilla ja  tiloissa tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto mukaan lukien tallennusaika ja tallennuspaikka.

Kameravalvonnasta ilmoitetaan pääsääntöisesti näkyvällä tavalla ”Tallentava kameravalvonta” –tyyppisillä kylteillä ja/tai -tarroilla.

Luovin kampuksilla kuvataan tallentavan kuva-aineiston lisäksi suorakuvaa (livekuvaa), joka välittyy infopisteelle.

Lisäksi kuvataan Muhoksella suorakuvaa (livekuvaa) luokkatilasta eläinten hyvinvoinnin varmistamiseksi viikonloppuisin. Tästä informoidaan luokkaan saavuttaessa.

Muhoksen asuntolan yhteydessä on käytössä myös ovikello, joka näyttää ovikelloa soittavan. Ovikellon kuvaustoiminnosta on informaatio ovikellon yhteydessä.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Kameravalvonnan piiriin kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta, vaan niitä käytetään tarvittaessa tilanteiden selvittelyyn.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kameravalvontatallentimia säilytetään lukituissa tiloissa. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu siten, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin. Tietoja saa käsitellä vain työntekijät, joiden työtehtäviin se on määritelty kuuluvaksi työsuhteen keston ajan.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisterin tietoja säilytetään keskimäärin neljä viikkoa, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin nimi

Kulunvalvonnan rekisteri

Rekisterinpitäjä

Hengitysliitto ry
Oltermannintie 8, 00621 Helsinki
020 757 5000

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Harri Hamm, toimitila- ja digipäällikkö, harri.hamm@hengitysliitto.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän kiinteistöissä oleskelevien turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen.

Rekisteri sisältää avainten luovutuksen ja palautuksen hallinnan, sähköisten avainten ja kulkuoikeuksien hallinnan, ovien lukituksen ohjauksen ja reaaliaikaisen ovitapahtumien näytön kulunvalvontajärjestelmässä.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen, lakisääteisen velvoitteen noudattaminen tai sopimus.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan henkilöstön, opiskelijoiden ja ulkopuolisten sidosryhmien kulkuoikeuksien hallintaan liittyviä tietoja.

Rekisteriin tallennetaan kuvallisen kulunvalvontakortin antamisen yhteydessä tarvittavat tiedot: Etunimi, sukunimi, kasvokuva, kortin tunniste, järjestelmän tunniste, organisaatio, kulkualue ja kortin voimassaoloaika.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään rekisteröidyltä, henkilöstön osalta myös henkilöstöhallinnosta ja kiinteistöjen ovissa olevien lukijalaitteiden kautta. Kun ovi avataan kortilla, tallentuvat kortin haltijaan liittyvät tiedot kulunvalvontajärjestelmään.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta, vaan niitä käytetään tarvittaessa tilanteiden selvittelyyn.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Paperiaineisto säilytetään lukituissa tiloissa niin, ettei ulkopuolisilla ole niihin pääsyä.

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot kulunvalvontajärjestelmässä on suojattu. Järjestelmän käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia ja järjestelmän käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Järjestelmässä olevien henkilöiden kulkemiseen liittyvät tiedot poistuvat kuuden kuukauden kuluttua. Kun kulunvalvontakortin voimassaolo on päättynyt tai käyttäjä on palauttanut kortin tai avaimen, käyttäjän henkilötiedot poistuvat kuukauden kuluessa.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Kiinteistöjen ovet aukeavat tiloissa kulkeville ennalta määriteltyjen kulkuoikeuksien mukaisesti kulunvalvontakorttia näytettäessä oven lukijalaitteelle.

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt

Eliisa Kuorikoski, kehityspäällikkö, eliisa.kuorikoski@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

• koulutuksen järjestäjänä arvioida järjestämiään tutkintoja, koulutusta ja muuta toimintaa (L631/2017, 126 §)
• asiakaspalautteiden kerääminen ja tilaisuuksien ilmoittautumisten vastaanottaminen

Kyselyissä kerätään palautteita opiskelijoilta, henkilöstöltä, asiakkailta ja muilta sidosryhmiltä.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja suostumus.

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterin henkilötietoryhmät

Lähtökohtaisesti kyselyissä ei käsitellä henkilötietoja, koska annettuja vastauksia ei voida yhdistää vastaajaan.

Tilaisuuksiin ilmoittautumiseen liittyvät tiedot:
Nimi, organisaatio, ammattinimike, yhteystiedot ja erityisruokavalio.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Kyselyyn osallistuneiden henkilöiden itsensä antamat tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Kyselyihin liittyviä vastauksia säilytetään enintään 6 vuotta.
Hankkeisiin liittyviä kyselytietoja säilytetään kyseisen rahoitusohjelman vaatiman arkistointiajan.
Tilaisuuksien ilmoittautumiseen liittyvät tiedot säilytetään 1 vuosi.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

19.6.2023

Rekisterin nimi

Hanketoiminnan asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Irene Konttinen, hanketoiminnan asiantuntija, irene.konttinen@luovi.fi, 040 319 3232
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi, 040 319 3350

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hanketoiminnan asiakastietojen hallinta.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietoryhmät

Yhteistyökumppaneiden ja rahoittajien tiedot

• nimi, titteli, osoite, puhelinnumero, sähköposti, organisaatio

Henkilöstön tiedot

• nimi, tehtävänimike, henkilönumero, sähköposti, työsuhteen kesto, työaika, vuosipalkka, kuukausipalkka, tuntipalkka, esihenkilö, kotikustannuspaikka

Hankkeiden tilaisuuteen osallistujan tiedot

• nimi, organisaatio, sähköposti

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään ja tiedostosiirtona henkilöstöhallinnon järjestelmästä hankkeiden työaikaseurantaan liittyvät tiedot kerran vuorokaudessa.

Henkilötietojen antamisen vaatimus

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä hanketoiminnan asiakastietojen hallintaa varten.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Taloushallinnon järjestelmään siirretään tarvittavat tiedot kerran kuukaudessa tiedostosiirtona. Rahoittajille luovutetaan tarvittavat tiedot rahoittajan ohjeiden mukaan salattuna.

Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään asianmukaisesti suojattuna ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisterin tiedot tallennetaan järjestelmään, jonne kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterin tietoja käsittelevät rajatuin käyttöoikeuksin vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rahoittajien ohjeiden mukaan tai enintään 10 vuotta hankkeen päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikki oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Luovin tietosuojasivustolta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi

10.5.2024

Rekisterin nimi

Rekrytointikampanjoiden rekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt

Riitta Anttila, henkilöstöjohtaja, riitta.anttila@luovi.fi, 040 319 3969
Lotta Vuorma, henkilöstöasiantuntija, lotta.vuorma@luovi.fi, 040 319 3963
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi, 040 319 3350

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, henkilötietoryhmät ja käsittelyn oikeusperusteet

Rekrytointiprosessia ja siihen liittyvien asioiden hoitamista sekä mahdollista työsopimusta edeltäviä toimia varten käsitellään rekisteröidyn nimeä, puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.

Rekrytointiprosessin hoitamista varten käsitellään myös rekrytointilomakkeella annettuja vastauksia, jotka voivat sisältää esimerkiksi ansioluettelon. Rekrytointilomakkeella annettuja vastauksia käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.

Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä Luovin henkilöstöasiantuntijalle.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Rekisterinpitäjä voi oikeutetun edun perusteella tehdä esimerkiksi tilastointia.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

Henkilötietojen antamisen vaatimus

Niiden yhteystietojen antaminen, joiden avulla työnhakijaan voidaan olla yhteydessä, on välttämätöntä rekrytointiprosessin etenemiseksi.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä hyödyntää tietyissä rekrytoinneissa Jobilla-palvelua, jolloin myös Jobilla-palvelun palveluksessa olevat henkilöt voivat nähdä rekrytointia varten annetut henkilötiedot. Rekrytoinnin edetessä työnhakijalta pyydetään tarvittaessa uusi suostumus, jotta tiedot voidaan siirtää Luovin työnhakijarekisteriin, josta on tehty oma työnhakijarekisterin tietosuojaseloste.

Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Pilvitallennus voi sijaita myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja voivat käsitellä henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Työntekijöillä on Jobilla-palveluun henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietoja suojataan palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja työntekijöillä on työnsä puolesta salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään vuoden verran. Suostumuksen perusteella käsiteltävät henkilötiedot poistetaan välittömästi, mikäli rekisteröity peruu antamansa suostumuksen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisteröity voi perua antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä Luovin henkilöstöasiantuntijalle.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Luovin tietosuojasivustolta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi

Palvelun nimi

Talouspalvelut

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
040 319 3000

etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Sanna Kari, talous- ja hankintapäällikkö, sanna.kari@luovi.fi, 040 319 3742
Salla Honkakunnas, taloushallintopäällikkö, salla.honkakunnas@luovi.fi, 040 319 3392
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi, 040 319 3350

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, henkilötietoryhmät ja käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelyn tarkoituksena on lakisääteisten kirjanpitovelvoitteiden ja verotukseen liittyvien velvoitteiden hoitaminen.

Opiskelijoista käsiteltäviä tietoja ovat nimi ja pankkiyhteystiedot. Opintososiaalisiin etuuksiin liittyen käsitellään myös opiskelijan henkilötunnusta.

Henkilöstöstä käsiteltäviä tietoja ovat nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite ja pankkiyhteystiedot.

Sidosryhmistä, kuten hallituksen jäsenistä, käsiteltäviä tietoja ovat nimi, henkilötunnus, osoite ja pankkiyhteystiedot.

Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. Velvoitteita sisältyy esimerkiksi kirjanpitolakiin (1336/1997), tuloverolakiin (1535/1992) ja arvonlisäverolakiin (1501/1993).

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Rekisterinpitäjä voi oikeutetun edun perusteella tehdä esimerkiksi tilastointia ja siirtää henkilötietoja hallinnollisista syistä konsernin sisällä.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen antamisen välttämättömyys

Niiden henkilötietojen antamainen on välttämätöntä, jotka tarvitaan rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Talouspalveluista henkilötietoja luovutetaan esimerkiksi seuraavilla tahoille:
• verottajan ylläpitämä tulorekisteri (matkakustannusten korvaukset),
• pankki,
• laskujen tulostus- ja välityspalveluntuottaja,
• tilintarkastusyhteisö ja
• hankerahoittajat.

Lisäksi henkilötietoja käsittelevät Ammattiopisto Luovin käyttämät talousjärjestelmäpalvelujen järjestelmätoimittajat.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Luovin työntekijöitä ja Luovin sopimuskumppaneita sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto
Paperiaineistoa säilytetään lukituissa arkistotiloissa.

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot
Sähköisessä muodossa olevien henkilötietojen käyttöoikeudet on määritelty siten, että tietoja voivat käsitellä vain ne työntekijät, joilla on siihen työtehtäviensä puolesta oikeus. Tietojärjestelmissä olevia tietoja käytetään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietojen säilytys toteutetaan rekisterinpitäjän tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tietojen säilytysajat on määritelty lainsäädännön sekä tietoaineistojen käsittelyä ohjaavien määräysten mukaisesti. Säilytysajat määräytyvät ensisijaisesti kirjanpitolain sekä muun lainsäädännön mukaisesti. Esimerkiksi maksuliikenneaineiston säilytysaika on 1+6 vuotta. Maksuliikenneaineiston säilytysaika ESR-hankkeissa on 1+10 vuotta. Kirjanpidon pää- ja päiväkirjoja säilytetään 1+10 vuotta.

10.5.2024

Rekisterin nimi

Työnhakijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Lotta Vuorma, henkilöstöasiantuntija, lotta.vuorma@luovi.fi, 040 319 3963
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi, 040 319 3350

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, henkilötietoryhmät ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen ylläpitämiseksi rekrytointiin liittyen ja mahdollisen työsopimuksen laadintaa varten käsitellään työnhakijan nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa ja muita mahdollisia yksilöintitietoja rekisterinpitäjän oikeutetun edun ja lakisääteisen velvoitteen perusteella. Lisäksi rekisterinpitäjän oikeutetun edun ja lakisääteisen velvoitteen perusteella käsitellään työnhakijan muita tietoja itsestään, kuten koulutus- ja työkokemustietoja sekä muita työnhakuun liittyviä tarpeellisia tietoja.

Työnhakijan mahdollisen videohaastattelun ja mahdollisen henkilöarviointitestin tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun ja rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.

Rekisteröity voi perua antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä henkilöstöasiantuntijalle.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Rekisterinpitäjä voi oikeutetun perusteella tehdä esimerkiksi tilastointia.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity ilmoittaa tietonsa itse täyttäessään työpaikkahakemuksen ja osallistuessaan mahdolliseen videohaastatteluun tai henkilöarviointitestiin.

Henkilötietojen antamisen välttämättömyys

Niiden yhteystietojen antaminen, joiden avulla työnhakijaan voidaan olla yhteydessä, on välttämätöntä rekrytointiprosessin etenemiseksi.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa henkilöarviointeja toteuttaville palveluntarjoajille. Tällä hetkellä henkilöarviointeja ostetaan Aon Assessment Finland -yhtiöltä ja Mercuri Urval -yhtiöltä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilöarviointeja tuottavalla palveluntarjoajalla on toimipisteitä myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella.  

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja voivat käsitellä henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Työntekijöillä on palveluihin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietoja suojataan palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja työntekijöillä on työnsä puolesta salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. 

Henkilötietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään 1 vuosi rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Videohaastattelun videot ja videon yhteydessä annetut tiedot poistuvat kuuden kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Rekisteröity voi perua antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä Luovin henkilöstöasiantuntijalle.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Luovin tietosuojasivustolta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle, jos epäilee, että organisaatio käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
029 566 6700 (puhelinvaihde)
tietosuoja.fi

Rekisterin nimi

Verkko-oppimisympäristörekisteri

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
puh. 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Seija Norup, rehtori, seija.norup@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden työpaikalla tapahtuvan oppimisen todentamisen, yksilöllisten oppimispolkujen luonnin ja oppimisen kehittymisen seurannan sekä analysoinnin toteuttaminen.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Opiskelijat

• Nimi, käyttäjätunnus, oppilaitoksen käyttämä opiskelijanumero, suomalainen oppijanumero, opiskelijaryhmätieto, sijaintitiedot, kuva, yhteystiedot (sähköpostiosoite)

Henkilöstö

• Nimi, käyttäjätunnus, kuva, yhteystiedot (sähköpostiosoite)

Työpaikkaohjaajat

• Nimi, käyttäjätunnus, kuva, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn eli käyttäjän itse antamat tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Opiskelijan tietoja säilytetään lukuvuoden ajan. Henkilöstön ja työpaikkaohjaajan tietoja säilytetään niin kauan kuin he tarvitsevat palvelua työtehtävissään.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Palvelun nimi

Viestintäpalvelut

Rekisterinpitäjä

Ammattiopisto Luovi Oy
PL 389, 90101 Oulu
040 319 3000

etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Susanna Kangas, tieto- ja viestintäjohtaja, susanna.kangas@luovi.fi, 040 319 3172
Elina Koskela, markkinointipäällikkö, elina.koskela@luovi.fi, 040 319 3292
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi, 040 319 3350Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Luovin viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu ja toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat sopimus ja/tai suostumus ja/tai oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Rekisterinpitäjä voi oikeutetun edun perusteella tehdä suoramarkkinointia ja tilastointia.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Viestintäpalveluissa käsitellään yhteistyökumppaneiden tietoja. Yhteistyöorganisaatiosta käsitellään sen nimeä ja yhteystietoja (osoite, puhelin, sähköposti) ja organisaation yhteyshenkilöstä käsitellään nimeä ja yhteystietoja (osoite, puhelin, sähköposti).

Viestintämateriaalia tilaavista henkilöistä käsitellään nimi, osoite ja sähköposti.

Lisäksi viestintäpalvelussa käsitellään henkilötietoja, kun vastataan yksityisviesteihin Luovin sosiaalisen median kanavissa (Facebook, Instagram, Linkedin, X, TikTok). Henkilöistä käsitellään vain niitä tietoja, jotka henkilö on itse antanut palvelussa.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen antamisen vaatimus

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä asiakkuuden hoitamiseksi sekä tilausten toimittamiseksi.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti tiettyjen yhteistyökumppaneiden (opiskelijoiden työpaikat) tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän opiskelijahallintojärjestelmään tiedostosiirtona.

Muiden asiakkaiden tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään Luovin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Esimerkiksi kuvaussopimuksia ja asiakaskyselyn tietoja säilytetään viiden vuoden ajan. Tiedonohjaussuunnitelmasta voi kysyä tarkempia tietoja yhteyshenkilöiltä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja voivat käsitellä henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus. Tietoja suojataan palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja työntekijöillä on työnsä puolesta vaitiolovelvollisuus.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Rekisterin nimi

Whistleblowing-ilmoituskanava

Rekisterinpitäjä

Hengitysliitto-konserni (Hengitysliitto ry ja Ammattiopisto Luovi Oy)
Oltermannintie 8, 00620 Helsinki (Hengitysliiton osoite)
puhelin 040 319 3000
etunimi.sukunimi@luovi.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Riitta Anttila, henkilöstöjohtaja, riitta.anttila@luovi.fi
Merja Niskanen, tietosuojavastaava, tietosuoja@luovi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on saada tietoa organisaatiossa ja työyhteisössä epäillystä mahdollisesta väärinkäytöksestä tai epäasiallisesta toiminnasta näiden korjaamiseksi, estämiseksi ja oikaisemiseksi.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteiden noudattaminen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (EU) 2019/1937 sekä laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022)) ja ilmoittajan antama suostumus ilmoituksen teon yhteydessä, mikäli ilmoittaja ei tee ilmoitusta anonyymina.

Mikäli työntekijä, opiskelija tai Hengitysliitto-konsernin kanssa muutoin työnsä puolesta tekemisissä oleva henkilö epäilee väärinkäytöstä, hän voi tehdä asiasta ilmoituksen FirstWhistle-kanavan kautta.

Ilmoituksia voi tehdä alla olevia soveltamisaloja koskien siltä osin kuin ne koskevat konsernin toimintaa (ilmoittajansuojelulaki (1171/2022) 2 § soveltamisalat):

• julkiset hankinnat;
• finanssipalvelut, -tuotteet ja -markkinat;
• rahanpesun ja terrorismin rahoituksen ehkäiseminen;
• tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus;
• liikenneturvallisuus;
• ympäristönsuojelu;
• säteilyturva ja ydinturvallisuus;
• elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus, eläinten terveys ja hyvinvointi;
• Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 168 artiklan tarkoittama kansanterveys;
• kuluttajansuoja;
• yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus.

Ilmoitus on mahdollista tehdä myös anonyymisti. Mahdollisia henkilötietoja käytetään ilmoitetun tapauksen tutkimisessa ja mahdollisten ilmoituksesta seuraavien toimenpiteiden toimeenpanossa. .

Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja:

• ilmoittajan nimi ja yhteystiedot, mikäli ilmoittaja on ne antanut
• ilmoituksen kohdetta koskevat yksilöintitiedot siten kuin ne on ilmoituksessa annettu
• ilmoituksessa esiin tulleet tiedot epäillystä ilmoituksen kohdehenkilöstä ja tämän väärinkäytöksestä tai epäasiallisesta toiminnasta

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Mahdolliset henkilötiedot saadaan FirstWhistle-kanavalle ilmoituksen tekevältä henkilöltä ilmoituksen yhteydessä.

Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Ilmoituksia käsittelevät Hengitysliitto ry:n ja Ammattiopisto Luovi Oy:n työntekijät, jotka on nimetty ilmoitusten käsittelijöiksi. FirstWhistle-kanavan palveluntuottaja on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja tietosuojasäännösten mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, kun se on välttämätöntä esimerkiksi lainsäädännön mukaan.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötiedot, joilla ei ole selvästi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Muutoin tiedot poistetaan viimeistään viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä eikä profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.