Tiistaiaamuna kalenterista löytyy jo kuukausia sitten tehty merkintä ”Kokonaisarkkitehtuurityöpaja, johtamisen prosessit”. Kalenterikutsu on lähetetty johtoryhmälle, jotta pääsemme käymään yhdessä läpi johtamisen prosessien tiedot ARCissa, kokonaisarkkitehtuurijärjestelmässämme.

Teams auki, ja siellähän onkin jo toimitusjohtaja ja rehtori linjoilla. Nyt tulee kehityspäällikkö Eliisakin. Muutkin johtoryhmäläiset saapuvat linjoille ja pääsemme aloittamaan työskentelyn. Kaikkiaan johtamisen prosesseja on ARCissa 19 kappaletta, osaan olemme jo aiemmin vieneet pohjatietoja ja osaan teemme nyt tiedot ensimmäistä kertaa. Viemme prosessit järjestelmään toimintamallitasolla ja määrittelemme muun muassa kyvykkyydet, jotka niiden toteuttamiseen tarvitaan sekä palvelut, joita prosessilla toteutetaan. Lisäksi kokoamme tietojärjestelmistä tiedot, joiden avulla prosessia toteutetaan sekä tietovarannot, joiden tietoja prosessissa käsitellään. 

Työskentely käynnistyy hyvin ja johtoryhmä käy vilkasta keskustelua tarvittavista määrittelyistä. Pientä keskinäistä huulenheittoakin on havaittavissa eli johtoryhmällä näyttää olevan hyvä meininki keskenään. Olemme saaneet määriteltyä muutaman johtamisen prosesseista, kun joku johtoryhmäläisistä heittää, että tähänhän pitäisi laittaa vastuuhenkilöksi herra vararehtori. Sillä tavalla saataisiin varmasti hyviä ohjeita ja prosessi hoidettua! 

Pää lyö tyhjää. Kuka oikein on vararehtori? 

Kyllähän meillä Luovissa rehtori on ja apulaisrehtorikin, mutta kuka kumma on vararehtori? Kenties joku hallituksen jäsen, joka toimii varjoissa? Vai onko Hengitysliiton toiminnanjohtaja vararehtorin roolissa Luovissa? 

Työskentely jatkuu ja palaamme vielä täydentämään aiemmin määriteltyjä tietoja, koska uudet havainnot toisen prosessin yhteydessä tuovat esiin asioita, jotka tulee määritellä myös jo aiemmin katsottuihin prosesseihin. Kerron johtoryhmälle, että tällä tavalla nykytilan kuvaus on edennyt muidenkin kokonaisuuksien työstämisessä: aiemmin tuotettuja tietoja täydennetään. ARC on elävä työkalu eli tietojen päivittämistä tullaan tekemään myös vuosikellon mukaisesti sen lisäksi, että tiedot muutoksista pyritään saamaan järjestelmään mahdollisimman reaaliaikaisesti.  

Näyttää siltä, että pysymme hyvin aikataulussa, joten työskentely sujuu hyvällä fiiliksellä. Rivi kerrallaan valmistuu ja vilkas keskustelu jatkuu. Yhtäkkiä sanan ”sparraus” oikea kirjoitusmuoto häviää päästä täysin. Saprauss, sarraurs, srarpaus…apua, kuinka monella eri tavalla voi kirjoittaa sanan väärin! Lopulta oikea kirjoitusmuoto löytyy ja jäljelle jää vain ajatus, että onneksi ei sentään ollut nyt se vararehtorikin näkemässä tätä! Kuka sitten lieneekään.  

Mysteeri ratkeaa 

Viimeistä prosessia viedään, kun kello näyttää 10.30. Edelleen mielessä kalvaa ajatus herra vararehtorista. Häntä on väläytelty useammankin prosessin yhteydessä vastuuhenkilöksi ja prosessin toteuttajankin rooliin. Pokka ei kyllä riitä kysymään johtoryhmältä, kuka tämä herra vararehtori on. Kenties Eliisa tietää. Aivan, sehän onkin hyvä idea! Kysyn asiaa Eliisalta palaverin jälkeen, joten ehkä kaikille ei paljastu, että en tiedä yhtään mistä on kyse. 

Viimeinen prosessi valmistuu ja on aika kiittää johtoryhmää aktiivisesta työskentelystä. Kerron, että nykytilakuvauksen työstäminen jatkuu ja palaamme vielä kokonaisarkkitehtuuriasioihin. Punaisen luurin painallus ja heti sen jälkeen puhelu Eliisalle. Kuka on vararehtori? Eliisaa naurattaa ja mysteeri ratkeaa viimein. Herra vararehtori on rehtorin koira nimeltään Roope. Roope käy kuulemma ilahduttamassa väkeä Luovi Oulussa. Vararehtori olisi varmasti hyvä monessakin roolissa. Ainakin hän lisää varmasti henkilöstön hyvinvointia vierailuillaan. Toivotaan, että vararehtori jatkaa avustamistaan! 

Kokonaisarkkitehtuurityö jatkuu 

Jatkamme Luovin kokonaisarkkitehtuurin nykytilakuvausta ja sen hyödyntämisen laajentamista. Kokonaisarkkitehtuurikuvaus auttaa Luovin strategian toteuttamisessa ja helpottaa Luovin toiminnan kehittämistä, koska sen avulla saadaan selville muun muassa asioiden yhteyksiä toisiinsa. Pyrimme saamaan kokonaisarkkitehtuurin Luovin johdon sekä henkilöstön käyttöön. Tässä hyödynnämme Power BI:tä, jotta kokonaisarkkitehtuuriin kootut tiedot ovat helposti käytettävissä.  

Ensimmäisenä olemme saaneet pääkäyttäjälistan kaikkien käyttöön henkilöstöintraan. Myöhemmin lisäämme visualisointeja myös muista kokonaisarkkitehtuuritaulukoista. Nykytilakuvauksen työstäminen jatkuu muun muassa työpajatyöskentelyllä. Luovin johdon kanssa pidetään työpaja kyvykkyyksien ja palvelujen määrittelyn viimeistelemiseksi. 

On ollut hienoa saada työskennellä useiden luovilaisten kanssa, koska ilman heitä ei olisi myöskään Luovin kokonaisarkkitehtuuria. Johto ja asiantuntijat ovat korvaamattomassa roolissa kokonaisarkkitehtuurityössä, sillä heillä on tarvittava tieto Luovin toiminnan nykytilasta. Kokonaisarkkitehtuurityötä ei voi kukaan yksittäinen henkilö tai työryhmä tehdä, vaan tarvitaan laajan joukon panostusta.  

Laajaa panostusta vaatii myös Luovin tiedon hallinta -prosessin toteuttamisen onnistuminen. Digikyvykkyys-hankkeessa olemme päivittäneet Luovin tiedon hallinta -prosessikuvauksen käyttäen apuna tieto-osaamisen kehittämisen materiaaleja. Prosessin onnistunut toteuttaminen ja osittain uudistuneiden toimintamallien läpivienti on myös kaikkien luovilaisten yhteinen asia. Käsittelemmehän me kaikki tietoa.